Comment puis-je rédiger une lettre administrative ?

Sans savoir comment une lettre commerciale est épelée, il est assez difficile de la rédiger correctement. Pour rédiger un document compétent, vous devez connaître un éventail d’exigences, de règles et de pratiques commerciales.

La rédaction commerciale est un moyen de communiquer et de communiquer des informations visant à préserver, mettre fin, renouveler et nouer des relations avec les partenaires, les employés et les contreparties (fournisseurs, acheteurs).

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Lettres d’affaires

La grande variété de lettres commerciales est motivée par l’économie de marché et les besoins croissants. transfert d’informations entre contreparties. Le courrier électronique, en raison de sa rapidité et de son accessibilité, est fermement en train d’offenser les entités commerciales et gouvernementales. L’utilisation massive de messages professionnels utilisés quotidiennement a entraîné une augmentation de leur diversité. Pour cette raison, il n’y a pas de classification unique. Les types de lettres commerciales suivants peuvent être identifiés :

  1. Garantie . Le contenu est destiné à demander, mais à fournir une garantie d’exécution de sa part. Le libellé de ces lettres est le suivant : façon : « Nous vous demandons d’expédier (fournir, fournir, etc.) des marchandises (produits, service). Nous garantissons le paiement à temps jusqu’à (date). »
  2. Offre commerciale . La lettre la plus courante que les organisations utilisent dans leurs activités presque quotidiennement. Il s’agit essentiellement d’une lettre commerciale sur la coopération. L’organisation lance une proposition de partenariat spécifique avec certaines conditions.
  3. Avis . Le contenu vise à communiquer certaines informations nécessaires lorsque d’autres interactions. Dans les organisations commerciales, l’exemple le plus courant d’une telle lettre est la notification d’un changement de détails (lorsque la banque de services change).
  4. Offre . Le texte est commercial sur la livraison de biens ou la prestation de services. Il s’agit d’une lettre de coopération commerciale qui spécifie toutes les conditions essentielles du contrat de livraison et du contrat de service. Les conditions importantes prévues par le Code civil comprennent le nom d’un service ou d’un produit, le prix, la durée et le lieu. Absente ce document n’est pas considéré comme une offre, mais s’appelle une offre commerciale.
  5. Reclamation (réclamation officielle). Le contenu du texte est destiné à informer le destinataire de performances incomplètes ou inférieurs aux normes. Le plus souvent, ces lettres accompagnent les produits défectueux. Il existe une clause dans les contrats de service standard ou de livraison qui stipule qu’il existe des pénalités en cas de non-exécution ou de mauvaise performance. Le compte à rebours pour le calcul du non-stop va exactement avec lorsque la récupération écrite est envoyée.
  6. Une lettre de motivation . Un exemple est un inventaire des pièces jointes d’enveloppes. Il est le plus souvent utilisé lors de l’envoi d’un paquet de documents par courrier. Si des documents sont envoyés pour participer aux appels d’offres, l’inventaire des pièces jointes est obligatoire.
  7. Confirmation de réception des documents et des lettres . C’est une preuve de respect, considérée comme un bon ton, et elle n’est pas contraignante.
  8. S’il vous plaît Le texte contient une demande. Cela commence par les mots « S’il vous plaît, » « Demander. » L’appel le plus courant consiste à demander que les documents comptables soient renvoyés à nouveau. Lors de la livraison de produits, les factures et les factures ne parviennent souvent pas au bureau comptable (non envoyées avec la cargaison, remise à une personne non autorisée, etc.). Il est donc courant de demander la duplication de ces documents.
  9. Rappel . Le contenu du texte indique quand un certain point approche (date d’échéance, fin du contrat, date de l’événement, etc.). L’un des par exemple, une telle lettre est une notification émanant d’organismes d’assurance indiquant que la police expire. Cette courtoisie est à la fois informative et constitue une offre commerciale visant à réutiliser les services de l’entreprise. Pratique en ce sens qu’il est possible de prolonger poliment et discrètement le contrat.
  10. Félicitations . Une lettre professionnelle dont le contenu est destiné à féliciter les vacances.
  11. Invitation . Les invitations à des conférences et expositions sont les plus fréquentes. Un autre un outil supplémentaire efficace pour rappeler à votre partenaire une collaboration plus poussée.

Les types de lettres commerciales suivants existent par nombre de personnes (entreprises) :

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  • circulaire (adressée à plusieurs personnes) ;
  • standard (dirigé vers une adresse à une certaine personne).

Les circulaires les plus courantes sont les invitations, les notifications et les annonces d’information (sur les changements à venir).

Règles de rédaction commerciale

La lettre d’affaires doit être écrite avec compétence, sans erreurs d’orthographe, de ponctuation et de style. La présence d’erreurs claires et flagrantes repousse le receveur, donne l’impression de myopie, d’analphabétisme. La probabilité d’un partenariat après avoir reçu de tels textes diminue considérablement.

Avant de rédiger une lettre professionnelle, vous devez décider de son type (avis, invitation à l’offre, etc.). Décomposer le texte en paragraphes, il sera plus facile de percevoir les informations indiquées. Si le message doit être reçu avant une certaine date, il est préférable de l’envoyer par express ou via e-mail.

Les règles de base de la rédaction commerciale sont les suivantes :

  • la fiabilité des informations contenues dans le contenu ;
    • l’exhaustivité du contenu ;
    • Résumé (de préférence un maximum d’une page, le reste des informations peut figurer dans l’annexe) ;
    • pas de grossièreté, de ton neutre ;
    • pas de fudges, de corrections, de vêtements ;
    • L’utilisation de l’argot et de la simplicité est inacceptable ;
    • les abréviations de mots ne sont pas souhaitables ;
    • manque d’évaluation émotionnelle (faits seulement).

    Jeu de règles de lettre commerciale manque de phrases vives et ambiguës. Un message doit comporter un thème, un seul objectif. Plusieurs sujets ne sont autorisés que s’ils sont interconnectés. Sinon, plusieurs courriels sont envoyés.

    Les lettres sont rédigées sur le papier à en-tête de l’organisation.

    Le texte doit être rédigé et rédigé conformément aux règles généralement acceptées. Chaque organisation a sa propre forme, qui sert de carte de visite. Pour envoyer des lettres par courrier, il est préférable d’écrire du texte de manière typographique formulaire. En pratique, les entreprises les impriment le plus souvent indépendamment sur une imprimante couleur.

    Lorsque vous recevez une lettre professionnelle, il est bon de notifier à l’expéditeur qu’elle a été reçue.

    Compiler une lettre commerciale

    Avant de rédiger une lettre commerciale, vous devez connaître les exigences en matière de structure, de style et de conception. L’impression d’un document composé avec compétence ne peut gâcher qu’un seul malentendu. Pour rédiger une lettre d’affaires, il faut connaître tous ses détails.

    Structure de l’entreprise

    lettres Le registre dans la Fédération de Russie est axé sur les exigences de GOST R 6.30-2003. La rédaction de la lettre commerciale repose sur de nombreux points de ce document. Ce GOST régit les détails de base des lettres et leur cohérence. Il convient de noter que l’ordre des accessoires et leur emplacement sont recommandés. Par conséquent, la structure de la rédaction commerciale est souvent différente d’une organisation à l’autre. Il ne s’agit pas d’une violation. GOST contient 30 détails. La correspondance commerciale ne les utilise pas tous.

    Zone de titre les documents sont divisés en deux parties. En haut à gauche ou au milieu de la feuille se trouve un tampon qui spécifie :

    • le nom de l’organisation
    • adresse postale ;
    • AUBERGE, CHAT ;
    • coordonnées
    • les coordonnées bancaires ;
    • courrier électronique ;
    • date et numéro de la lettre
    • marque de reçu.

    Le coin supérieur droit indique le nom de l’organisation, la position du destinataire dans le cas de naissance, son exemple de lettre commerciale F.I.O. (Détails standard) :

    Vous trouverez ci-dessous le titre (de quoi parle le document ou de son genre). C’est le titre document (avis, notification, etc.)

    L’ordre du jour suivant est l’introduction. Cela peut commencer par les mots « Cher ». Ici, l’adresse doit être au nom du nom patronymique, tel que « Cher Yuri Ivanovich ! ». Dans une lettre adressée aux ministres de l’Église, l’adresse doit être en ligne. Vous devez être extrêmement prudent ici et clarifier le libellé exact.

    L’élément suivant du document est le texte lui-même, qui doit contenir la structure suivante :

    • la partie d’ouverture (raison, but, raison d’écrire) ;
    • partie principale (solutions, suggestions, substance, recommandations) ;
    • la partie finale (demande, proposition et autre partie de la partie principale) ;
    • formule de courtoisie (expressions « respectueusement », « espérant une coopération à long terme et mutuellement bénéfique », « avec espoir de compréhension », etc.)
    • ; la position et la signature de la tête ;
    • pointer vers les applications (le cas échéant) ;
    • Le nom de l’interprète responsable avec ses coordonnées.

    Le sceau se trouve nécessairement sur les lettres de garantie, les offres et les reclassifications. En revanche, dans le secteur commercial, il n’est pas recommandé. Le sceau ne doit pas occuper plus des 2/3 de la fresque d’un officiel.

    Exemple de rédaction commerciale :

    Style d’écriture professionnelle

    Lorsque vous écrivez des lettres, le style officiel et commercial est approprié. La langue des lettres commerciales diffère de ce qui suit :

    • l’exactitude du flux d’informations ;
    • l’officialité ;
    • un résumé significatif, mais sommaire ;
    • objectivité et structuration.

    Essayez d’exposer l’essence de l’affaire en phrases courtes et simples. Ne surchargez pas le texte avec des adjectifs, des verbes de stress. Ne pas postuler des termes très spécialisés et peu connus qui peuvent être incompréhensibles pour le lecteur. Cela entraînera un rejet de la part du destinataire de la lettre. Il vaut la peine d’utiliser des mots simples.

    Le style d’écriture économique exclut les textes peu informatifs et « aquatiques ». Autant de détails et de faits que possible. Ne conduisent pas à la dernière partie par des revirements longs et inutiles. Mais ce faisant, évitez d’avoir des paragraphes illogiques et incohérents. Chaque paragraphe doit comporter une pensée définie. Les révolutions impliquées et privées doivent également être exclues. Vérifier écrit à l’oreille. Le style d’écriture d’affaires s’accompagne du temps et de l’expérience. En respectant les règles de base, vous saurez écrire une lettre professionnelle et acquérir les compétences nécessaires pour rédiger des documents officiels sur n’importe quel sujet.

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    Appel d’une lettre commerciale

    rédaction d’une lettre professionnelle doit toujours être neutre. Le même ton porte l’attrait. Vous ne pouvez en aucun cas écrire « Bonjour (soir, matin, jour) ». Une personne plus alphabétisée écrirait un « Bonjour La  » formel. La meilleure option sera de saluer par deuxième prénom. Si vous doutez de la crédibilité des informations contenues dans ces données, il n’est pas nécessaire d’écrire « Bonjour, M. (Mme) ».

    • Peu importe combien de temps dure la correspondance officielle, appel dans une lettre professionnelle. Le partenaire ne peut pas être utilisé sous la forme courte du nom (Anh, Wan, etc.).

    S’adresser à « vous » aide à maintenir la distance interpersonnelle et est une preuve de respect pour une personne au-dessus de sa position et plus âgée. Mais dans certaines entreprises, il est habituel de faire appel au sein des unités, quel que soit leur poste, à « Vous ».

    N’écrivez pas « Cher Monsieur » sans adresse ultérieure par nom. Les abréviations doivent également être évitées M., Mme. Après la conversion selon les règles de la langue russe, un point d’exclamation est toujours placé. Exemple : « Cher Stanislas Igorevich ! »

    Lorsque vous adressez à un groupe de personnes, il convient d’écrire « Chers messieurs ! ». La dernière partie peut appliquer les options suivantes : « Respectueusement », « Meilleurs voeux », « Espérer une coopération », etc. L’appel doit être d’un ton amical officiel.

    Design de lettres d’affaires

    Il n’y a pas d’exigences strictes en matière d’autorisation. Les recommandations du GOST ci-dessus, en raison de leur optionnalité, sont plus souvent ignorées. Certaines règles sont adoptées dans le monde des affaires. Il est recommandé de faire une lettre d’affaires comme suit :

    • les blancs peuvent être non seulement angulaires mais aussi longitudinaux ;
    • les retraits supérieur, inférieur et gauche sont de 20 mm et de 10 mm à droite ;
    • Le texte est en police Times New Roman, taille 12-14 ;
    • si la lettre est supérieure à une feuille, chacune doit être numérotée ;
    • Chaque application dispose d’une numérotation distincte ;
    • le coin supérieur gauche correspond au numéro du document sortant enregistré.

    La date du document est généralement estampillée en haut à gauche, mais il est acceptable de la spécifier par le bas, après le texte principal. Le format standard consiste à concevoir le numéro, le mois et l’année avec des chiffres arabes. Exemple, 25.07.2017. Le lettrage du mois est également acceptable. Exemple, « 25 juillet 2017 »

    La « signature » des accessoires consiste en une publication et un déchiffrement de signature. Par exemple :

    Directeur de la société I.I. Ivanov

    Si le texte du document se trouve sur le papier à en-tête, le nom de la société n’est pas spécifié.

    Si un document est signé par plusieurs personnes, leurs signatures sont placées les unes derrière les autres par un bureau descendant. Exemple :

    Director Ltd. Société I.I. Ivanov Le chef comptable A. N. Petrova

    La signature du fonctionnaire est scellée sur les documents relatifs aux fonds financiers.

    À la fin du document ou au verso, le responsable du téléphone de contact est marqué. Sa signature est inutile.

    E-mail professionnel

    Chaque organisation reçoit et envoie plusieurs dizaines de lettres chaque jour. Le courrier électronique est le moyen de communication le plus accessible et le plus rapide pour permettre le partage de documents officiels.

    Électronique la rédaction d’entreprise se compose de parties :

    • thème ;
    • salutation :
    • la substance de la lettre (texte abrégé si le volume est envoyé en annexe) ;
    • signature avec coordonnées.

    Lorsque vous envoyez des e-mails, vous devez remplir tous les champs (adresse de l’expéditeur, destinataire, objet de l’e-mail, application). Le dédouanement est soumis aux règles suivantes :

    1. Dans vos paramètres de messagerie, spécifiez votre nom, votre nom de famille ou le nom de l’organisation à partir de laquelle vous envoyez le document. Cela réduira la probabilité que votre message soit envoyé à Dossier Spam et augmentera la confiance dans le contenu.
    2. Le champ Objet doit être renseignée. Doit comporter un titre court (pas plus de 5 mots) et être conforme au contenu.
    3. Les messages d’accueil dans les e-mails sont rédigés conformément aux règles de lettre standard.
    4. L’essence (objectif) est définie conformément aux règles des documents traditionnels. Contrairement au texte, l’électronique est plus difficile à composer d’une manière magnifiquement conçue. Par conséquent, ils écrivent de courtes informations supplémentaires et le texte principal est envoyé en pièce jointe. Pas besoin d’écrire sur la même chose dans le corps de la lettre et dans les documents joints. Cela inclut une brève information supplémentaire qui ne figure pas dans l’annexe ou un contenu nécessitant des éclaircissements. Brisez le texte volumineux en paragraphes avec une ligne de saut, ce qui contribue à améliorer sa lisibilité.
    5. La signature consiste à spécifier la position de l’expéditeur, son nom de famille et son nom patronymique (vous ne pouvez que nommer ou deuxième prénom). Vous trouverez ci-dessous les coordonnées, le site Web de l’entreprise et le logo si vous le souhaitez.

    Vous pouvez signer une seule fois, dans les paramètres du service de messagerie. Il devrait donc lui être donné une attention particulière. L’e-mail professionnel se termine par une signature. Exemple :

    Respectueusement, directeur commercial OOO « ADOT » Tapochkin I.A. Tél 8 (348) 22-32-48 8-909-208-208-0 E-mail adot@gmail.com

    Dans cet exemple, le prénom et le deuxième prénom sont présentés sous forme d’initiales. Cette option est acceptable, mais vous ne devriez pas être surpris quand, en réponse à un e-mail, on vous demandera : « Comment puis-je m’adresser à vous ? ». Ne créez pas de complexités inutiles. Saisissez votre prénom complet et votre deuxième prénom.

    Enregistrez votre historique de correspondance.

    Répondre non pas par un nouveau message, mais avec une réponse à reçu. Cela vous aidera à ne pas rechercher d’informations antérieures, à vous rappeler au destinataire et à réduire la probabilité d’envoyer votre message au spam.

    Il n’y a pas de délai pour envoyer une réponse à l’e-mail reçu. Mais il est d’usage de répondre en quelques heures, au moins un jour ouvrable. Si la réponse demande plus de temps, une réponse formelle doit être écrite. Voici comment rédiger une lettre commerciale, suivie d’une réponse.

    • « Bonjour ! Merci de l’intérêt que vous portez à notre entreprise. Nos spécialistes dans un avenir proche entrez en contact avec vous »
    • « Bonjour ! Votre lettre a été reçue et acceptée pour considération. Une réponse sera envoyée dans un délai de trois jours ouvrables. Merci de votre compréhension »

    Essayez de répondre sur un ton neutre, même si la lettre de réclamation la plus énervée a été reçue. Vous répondrez officiellement plus tard. À ce stade, il est important de préciser à l’expéditeur qu’il n’est pas ignoré et de ne pas aggraver la situation.

    Exemple de lettre commerciale

    La conception d’une lettre commerciale, quel que soit son type, ne change pas de manière significative. Et voici le contenu de chaque individu l’espèce présente déjà ses propres différences significatives. Les documents les plus fréquents qui créent de la complexité, la rédaction d’une lettre professionnelle, sont la lettre de garantie et le reclassement. Voici des exemples de contenu de chacun.

    Lettre de garantie commerciale. Exemple :

    La lettre de garantie spécifie toujours la durée réelle et exacte du paiement. Promet de payer dès que quelqu’un nous paie, et n’utilise pas de trucs. Spécifiez les détails exacts du document qui sera payés et livrés.

    Récupération. Exemple :

    La récupération spécifie toujours la base d’acquisition (chèque, facture, etc.), la date d’achat, le nom et le nombre d’unités défectueuses.

    Dans la partie finale (récapitulatif), une demande doit être spécifiée. C’est-à-dire qu’il s’agit soit d’un remplacement, soit d’un retour ou d’une réparation. Vous ne devez pas rédiger une demande, faire ou l’une ou l’autre. Il est de coutume de convenir avant verbalement avec les fournisseurs de la meilleure option pour sortir de la situation. N’écrivez pas immédiatement des appels en colère et ultimatifs. elle n’est autorisée que si la partie a violé à plusieurs reprises ses obligations, ne fait pas de compromis et abandonne complètement la conformité.

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